AFO 233 - Printen financiële transacties
233.1 Inleiding
Alle wijzigingen in de bestelmodule die een verandering in de verplichtingenstand en/of de boekhoudkundige stand van een budget tot gevolg hebben, worden vastgelegd in een bestand. Via AFO 233 kunt u diverse overzichten genereren van de transacties in dit bestand. Het doel van deze optie is het mogelijk te maken om wijzigingen in budgetstanden te controleren. Als regel heeft een transactie twee ingangen in het bestand [plus of min van oude bedrag en plus of min van nieuwe bedrag]. “Positieve of negatieve aanpassing van de oude budgetstand en negatieve of positieve aanpassing van de nieuwe budgetstand” (als deze bedragen niet nul zijn). Aangenomen kan worden dat elke transactie in de bestelmodule die financiële implicaties heeft wordt vastgelegd en kan worden opgenomen in overzichten.
Het systeem onderscheidt drie soorten overzichten:
·
Overzichten per budget
·
Overzichten per leverancier
·
Algemene overzichten (voor alle budgetten en leveranciers)
Onderstaande tabel toont de aanpassingen die worden vastgelegd:
|
Wijziging |
Implicaties voor: |
Aantal trans-acties |
Negatief of positief bedrag |
Opmerkingen |
|
invoeren nieuwe bestelling |
verplichtingen-stand |
1 |
positief |
Het invoeren van giften en externe bestellingen heeft geen effect op de verplichtingenstand. Deze transacties worden derhalve niet vastgelegd. |
|
registreren van ontvangsten |
verplichtingen-stand |
1 |
negatief |
Deze transactie wordt alleen vastgelegd als het systeem boekhoudkundig model 11 gebruikt (‘ontvangstmodel’). |
|
wijzigen bestelling of deelbestelling |
verplichtingen-stand |
2 |
negatief en positief |
Alle wijzigingen die consequenties hebben voor een budget worden vastgelegd, zoals invoer van een nieuwe deelbestelling, verwijderen van een bestaande deelbestelling of aanpassing van de totale bestelling van een deelbestelling. |
|
verwijderen bestelling |
verplichtingen-stand |
1 |
negatief |
|
|
invoeren prijs bij bestelling |
verplichtingen-stand boekhoudkundige stand |
1 1 |
negatief negatief |
De transactie wordt alleen vastgelegd wanneer het systeem boekhoudkundig model 22 (‘prijzenmodel’) gebruikt. |
|
wijzigen prijs |
boekhoudkundige stand |
2 |
positief en negatief |
|
|
een factuur betalen |
verplichtingen-stand boekhoudkundige stand |
1 1 |
negatief negatief |
De transactie wordt alleen vastgelegd wanneer het systeem boekhoudkundig model 33 (‘factuurmodel’) gebruikt. Het bedrag van de verplichting van de (deel)bestelling wordt omgekeerd (d.w.z. verwijderd) bij betaling. Het ‘betaalde’ bedrag wordt afgetrokken van de boekhoudkundige stand voor normale facturen. Merk op dat dit voor creditnota’s andersom is. |
|
ongedaan maken betaling van een factuur |
verplichtingen-stand boekhoudkundige stand |
1 2 |
positief positief en negatief |
De transactie wordt alleen vastgelegd wanneer het systeem boekhoudkundig model 33 (‘factuurmodel’) gebruikt. Het bedrag van de verplichting wordt weer toegevoegd (d.w.z. wordt een positief bedrag in de verplichtingenstand). De ‘betaalde’ prijs wordt teruggedraaid, d.w.z. wordt een negatief bedrag t.o.v. de boekhoudkundige stand. Merk op dat dit voor creditnota’s andersom is. |
|
bestelling annuleren |
verplichtingen-stand |
1 |
negatief |
Het bedrag van de verplichting voor een geannuleerde bestelling wordt verwijderd zodra het annuleringsbericht van het tijdelijke naar het definitieve afdrukbestand gaat (AFO 252). |
|
boekhoud-kundige transactie |
boekhoudkundige stand |
1 |
positief en negatief |
|
|
verplichtingen transactie |
verplichtingen-stand |
1 |
positief en negatief |
|
|
boekhoud-kundige transactie met verplichtingenbedrag |
boekhoudkundige stand en verplichtingen-stand |
2 |
positief en negatief |
|
Let op
Alleen budgetten gedefinieerd via AFO 243 (), d.w.z. gecontroleerde budgetten, worden bijgehouden in het transactiebestand. Transacties worden alleen opgenomen voor bedragen die niet gelijk zijn aan 0 (nul), dus denk er om dat transacties die gelijk zijn aan 0 (nul) niet opgenomen worden.
233.2 Printen financiële transacties
Wanneer u deze AFO kiest verschijnt er een menu.
U heeft de keuze uit drieopties op dit scherm. De te volgen procedure is vergelijkbaar voor alle opties, dus wordt hier alleen een algemene omschrijving gegeven.
Wanneer u de 1e of 2e optie kiest verschijnt er een dialoogvenster waarop u een budget of leverancier kunt selecteren uit een dropdown lijst (De derde optie heeft dit keuzescherm niet):
Dan wordt een invoerscherm getoond:
Velden van het scherm
Startdatum – voer de datum in waarop het overzicht moet beginnen. Gebruik een geldig formaat voor invoeren van de datum.
Einddatum - voer de datum in waarop het overzicht moet eindigen. Gebruik een geldig formaat voor invoeren van de datum. Wanneer u hier niets invoert wordt de datum van vandaag als default gebruikt.
Voor het jaar – voer een jaar in als u een overzicht wilt van transacties die wijzingen in de budgetstanden tot gevolg hadden voor dat jaar.
Aard - u kunt het overzicht beperken tot alleen de boekhoudkundige stand of alleen de verplichtingenstand. Voer 1 in om alleen de verplichtingen transacties te zien of een 2 om de boekhoudkundige transacties te zien.
Type - de boekhoudkundige stand en de verplichtingenstand worden gewijzigd als gevolg van aanpassingen aan bestellingen en facturen zoals invoer, prijzen, annuleringen, betalingen, ongedaan maken betalingen enz. Bovendien kunnen deze standen gewijzigd worden als gevolg van transacties in AFO 243 (‘). Met deze optie kunt u het overzicht ook beperken tot transacties die het gevolg zijn van bestellingen (1), facturen (2) of transacties (3). Voer een of meer nummers in.
Schermopbouw – met deze optie kunt u kiezen tot een gedetailleerd overzicht of een samenvatting. Voer 1 in om alle geselecteerde transacties te zien (gedetailleerd) of 2 voor een samenvatting.
De derde optie heeft niet het veld Schermopbouw.
Wanneer u op klikt schakelt het systeem naar het standaardscherm voor de output procedure.